Política de Tratamiento de Datos Personales -Dessert Point Colombia S.A.S.

Título 1. Naturaleza y Alcance

1. Identificación del responsable

Razón social	DESERT POINT COLOMBIA S.A.S.
NIT	901.851.471-5
Dirección	Carrera 10 96-25 Of. 612
Correo electrónico	dp@gausscontrol.com
Teléfono	+57 601 7022256

Desert Point Colombia S.A.S., en adelante “Gauss Control”, es una sociedad comercial, debidamente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, que ofrece soluciones para predecir la fatiga de sus trabajadores y operarios de sus clientes a través de plataformas tecnológicas, software as a service SaaS, programas computacionales y modelos predictivos.

2. Marco legal y objetivos de la política

La presente política y demás documentos que conforman están reguladas por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo complementen, adicionen o modifiquen.

Gauss Control ha adoptado la presente política de tratamiento de datos para garantizar al Titular del dato personal que la información que sea tratada por nosotros, se realice de forma adecuada y debidamente autorizada por éste, para las finalidades aquí establecidas y garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.

3. Ámbito de aplicación

Esta política está dirigida a todas las personas naturales que tengan o hayan tenido relación con Gauss Control y que sus datos personales se encuentren almacenados en nuestras bases de datos.

Tiene aplicación sobre los datos personales que se encuentren registrados y/o se registren en las bases de datos de Gauss Control, relacionadas con la prestación de sus servicios a través de las diversas plataformas tecnológicas que Gauss Control pone a disposición de sus clientes, así como aquellos datos de sus empleados, clientes, y proveedores, sin perjuicio de lo establecido en los acuerdos particulares suscritos con cada uno de ellos, respecto de los cuales la presente política se aplicará de manera supletoria.
Regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales recolectados y/o tratados por Gauss Control, los derechos que le asisten a los titulares, las personas o áreas responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante los cuales el titular de la información puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, y los procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos.
Todo lo anterior se aplica sin perjuicio de lo que al respecto pueda regularse en acuerdo particulares suscritos con titulares de datos personales o sus mandantes, respecto de los cuales la presente política se aplicará de manera supletoria. A su vez, en todo aquello que no esté expresamente regulado en esta política, deberá ajustarse a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 o la norma que la reemplace.

Por lo anterior, nuestros objetivos son:

Garantizar que la información será almacenada bajo estándares de seguridad para mitigar el riesgo de acceso de terceros no autorizados a ella, velando por el cumplimiento del principio de acceso y circulación restringida, por lo que únicamente Gauss Control podrá administrar su información con su consentimiento previo, expreso e informado.
Mantener en estricta confidencialidad, la información que sea otorgada por el Titular a Gauss Control. En cualquier momento el Titular de la información podrá solicitarle a Gauss Control acceso a su información, lo cual no será obstruido ni negado por nosotros, garantizando así la transparencia en el tratamiento de los datos personales.
Informar a los Titulares de la información las finalidades para las cuales Gauss Control realiza el tratamiento de los datos personales, las cuales deben estar de conformidad con el objeto social y servicios que Gauss Control provee a terceros y clientes. Asimismo, Gauss Control solo recolectará la información necesaria para el cumplimiento de las finalidades debidamente informadas al Titular de la información, limitando la recolección a este marco legal y objetivos de la política. La recolección de esta se conservará en las bases de datos de Gauss Control por un término razonable para cumplir con la finalidad de la recolección.
Para realizar el tratamiento de los datos personales, garantizará la libertad al titular para entregar la información a Gauss Control, por lo anterior, el Titular deberá otorgar su autorización previa, expresa e informada para poder realizar el tratamiento de la información.
Tanto Gauss Control como los Titulares deben suministrar información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, para que el tratamiento de la información se lleve a cabo de forma adecuada, garantizando así la transparencia, veracidad y calidad de la información.

4. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; la autorización puede ser otorgada así:

De manera verbal
De forma escrita y/o;

Mediante conducta concluyente que demuestre el consentimiento para realizar el tratamiento de datos personales.

La autorización debe ser expresa, voluntaria e inequívoca.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al titular, la cual tiene como finalidad, informar plenamente sobre el tratamiento de sus datos personales, la política de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, sea automatizado o no y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos.

Datos Personales: Cualquier información que permita identificar plenamente a una persona natural determinada o determinable. Los datos pueden ser:

Públicos: Información que el Estado colombiano catalogue como tal, entre otros se encuentra el nombre, estado civil, profesión, entre otros.
Semiprivados: Aquella información que por su naturaleza, solo le compete al Titular, pero es de especial interés para un sector en específico, entre los cuales se encuentran los libros de comercio o información financiera.
Privados: Este tipo de información solo le compete al Titular, y no es de especial interés para nadie excepto el titular, como lo son la imagen, o los datos biométricos.
Sensibles: Información del Titular que es especialmente protegida, dado que su divulgación podría generar algún tipo de discriminación, como lo son, datos relevantes a la salud de la persona, la orientación sexual, entre otros.

Los datos de los menores de edad, independientemente de su categoría legal, son tratados como datos sensibles

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Peticiones, quejas, reclamos y consultas: Derecho que le asiste a los Titulares de la información, quienes podrán elevar peticiones, quejas, reclamos y consultas al Responsable y/o al encargado del Tratamiento de Datos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, tenga el poder de decisión sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Transferencia: La transferencia opera cuando el Responsable o el Encargado en Colombia envía la información y/o los datos personales a un receptor cuando se encuentre fuera del país.

Transmisión: Comunicación de los datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.

¿Cuándo Gauss Control actúa como Responsable del tratamiento?

Gauss Control actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales sobre la información que está almacenada en sus bases de datos, de propiedad y administración de Gauss Control exclusivamente.

Cuando la información sea recolectada a través de la página web de Gauss Control, formularios, redes sociales, canales de atención o eventos virtuales/presenciales.
Cuando Gauss Control suscriba relaciones contractuales, la información que se recolecte de los clientes y personas naturales que se encuentran involucradas en este proceso. Dentro de esta información se incluye, nombre del representante legal, contactos comerciales y de administración de las plataformas.

Cuando Gauss Control actúe bajo esta calidad, deberá:

Gauss Control garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y los demás derechos contemplados en la presente política y en la ley, así como también los canales de comunicación para el ejercicio de estos;
Para realizar el tratamiento de los datos personales Gauss Control siempre solicitará y conservará, en las condiciones previstas en la ley, la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Previo a realizar el tratamiento de los datos personales, Gauss Control informará al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten con respecto a la recolección, almacenamiento y tratamiento de sus datos personales.
Gauss Control adoptará las medidas de seguridad necesarias y óptimas para garantizar la seguridad de la información. Las medidas deben ser técnicas, administrativas y humanas.
Conservar la información recolectada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Gauss Control tomará las medidas necesarias para garantizar que la información suministrada por el Titular sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, sin embargo, el compromiso de suministrar esta información de esta forma también le compete al Titular.
Gauss Control deberá responder a los titulares de la información, cuando estos realicen solicitudes, peticiones, quejas o reclamos con relación a su información personal, para actualizar, rectificar, suprimir o revocar el tratamiento de su información, en todo caso, Gauss Control garantizará la confidencialidad de la información según el literal e) del presente numeral.
Con el fin de informar a los Titulares del tratamiento de su información, Gauss Control publicará el aviso de privacidad, el cual como mínimo tendrá, la plena identificación de Gauss Control, finalidad para la cual se está realizando la recolección de la información, derechos del titular, los medios para hacer ejercicio de estos y mecanismos para acceder y conocer la política.
Gauss Control únicamente recolectará los datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos.
Cuando sea solicitado por el Titular, Gauss Control eliminará de la base de datos a los titulares que manifiesten expresamente su voluntad de no recibir más información y/o hacer parte de las bases de datos de Gauss Control.

¿Cuándo Gauss Control actúa como Encargado del Tratamiento?

Gauss Control podrá también actuar como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, cuando terceros/clientes suministren información de los Titulares de la información a Gauss Control. En este caso, Gauss Control no será el propietario de las bases de datos personales, pero sí administrador de los mismos, a través de autorización o encargo por el tercero/cliente. Será el cliente/tercero el responsable de dicho tratamiento y en consecuencia éste deberá informar al tercero que Gauss Control actúa como encargado del tratamiento. El cliente garantizará a Gauss Control que ha obtenido la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular.

Cuando Gauss Control actúe bajo esta calidad deberá:

Garantizar al Titular, el pleno cumplimiento de los derechos que le asisten como Titular de la información.
Adoptar las medidas de seguridad necesarias para conservar la información suministrada por el Titular para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Asegurarse que el Responsable por el cual está actuando, está debidamente autorizado para suministrar la información personal.
Dar trámite a los requerimientos del Responsable dentro de un término no mayor a cinco (5) días hábiles, como lo son la actualización, modificación, rectificación o supresión de los datos personales.
El encargado deberá tramitar las consultas, peticiones, quejas y reclamos “en adelante PQR” de conformidad con el procedimiento de la presente política.
- En caso de que sea una PQR, el encargado deberá incluir en la base de datos la leyenda “Reclamo en trámite” y una vez sea resuelto eliminar esta leyenda de la base de datos.
- En caso de que sea un requerimiento por parte de entidad pública, autoridad administrativa o judicial en ejercicio de sus deberes legales o por orden judicial, se deberá incluir en la base de datos “Información en discusión judicial” y una vez sea resuelto, eliminar esta leyenda de la base de datos.
- En caso de orden de la Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad nacional de protección de datos personales, se abstendrá de circular información que se encuentre en proceso de controversia.
Solo podrán acceder a la información personal, aquellas personas establecidas en la presente Política y la ley.
En caso de evidenciar fallas en la seguridad y que exista riesgo de pérdida o acceso fraudulento a la información, se informará a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre esta situación.
Cumplir y velar por el cumplimiento de las instrucciones que imparta la autoridad nacional de tratamiento de datos personales.

5. Finalidades

¿Para qué recolectamos información personal?

Gauss Control en calidad de Responsable del tratamiento recolecta la información para los siguientes fines:

Gauss Control podrá hacer uso de los datos personales que lícitamente obtenga a través de (i) los dispositivos de Gauss Control, (ii) le sean facilitados o comunicados de cualquier manera por sus clientes o bien que sean (iii) entregados directamente por los Titulares a través del uso de las plataformas, formularios, y dispositivos que Gauss Control ha dispuesto para ello, como así también directa o indirectamente a través de cualquier otra forma, exclusivamente con las siguientes finalidades:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales o legales;
Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes;
Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
Evaluar la calidad de los servicios o productos;
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral;
Soportar procesos de auditoría interna o externa;
Registrar la información de empleados en las bases de datos de Gauss Control;
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Gauss Control, en el evento que dichas compañías requieran la información únicamente para los fines aquí indicados.

Cualquier finalidad distinta a las recién enunciadas requerirá expresa autorización del Titular de los datos o bien deberá estar explícitamente permitida por las normas reemplace o modifique.

Gauss Control no procederá a vender, licenciar, alterar, ceder o enajenar a cualquier título, transmitir o divulgar los mismos datos, salvo que:

Exista autorización expresa del Titular de los datos para hacerlo;
Sea necesario para permitir a los empleados, contratistas o demás agentes de Gauss Control prestar los servicios encomendados;
Sea necesario con el fin de proveer los servicios y/o productos de Gauss Control de acuerdo a los términos convenidos con cada cliente;
La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de Gauss Control;
Que sea requerido o permitido por la ley. Tratándose del numeral iv) anterior, como así también en todos aquellos casos en que Gauss Control subcontrate a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información, Gauss Control incorporará cláusulas que obliguen a dichos terceros a proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, quedándoles prohibido el uso de la información para fines propios y la divulgación de la información personal a otros.

Para fines legales y/o administrativos:

Consulta en listas restrictivas y de control nacionales e internacionales, consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de garantizar la confianza y transparencia entre el Titular, clientes, proveedores, y demás con los que Gauss Control suscriba una relación.
En caso de ser requerido por autoridad judicial y/o administrativa, deberá suministrar la información, por exigencia legal.
Soportar procesos judiciales y extrajudiciales en los que Gauss Control se vea involucrado bien sea de parte activa o como parte pasiva.
Soportar procesos de auditoría externa e interna
Envío de cotizaciones, facturación, recaudo, cartera, pedidos, compras, gestión de pagos, y demás necesidades administrativas de Gauss Control.
Para efectuar administración y el procesamiento de actividades propias delimitadas de la plataforma.
En caso de ser necesario, Gauss Control solicitará información adicional para la mejoría en la prestación de los servicios, bien sea por soporte, mantenimiento, actualizaciones y hacer efectivo el ejercicio del derecho legal que le asiste al consumidor de la garantía. Asimismo, por solicitud del cliente, en caso de incidentes, requerimientos o fallas en los sistemas.
Gauss Control podrá consultar, actualizar, procesar y reportar la información de clientes en las centrales de riesgo y administradoras de bases de datos.

Dicho tratamiento de datos personales será tratado de conformidad con lo establecido y siguiendo los lineamientos de la Ley 1266 de 2009.

Para fines laborales:

Registrar información de los candidatos en procesos de contratación con la empresa.
Registrar información de los trabajadores con vinculación vigente o terminada en las bases de datos.
- Trabajadores activos: información de la hoja de vida, para elaboración del contrato laboral, referencias laborales, referencias de educación, información necesaria para la vinculación en el sistema general de seguridad social y de sus familiares en caso de ser necesario (cónyuge, descendientes y/o ascendientes beneficiarios del trabajador). Asimismo, Gauss Control tratará la información, con el fin de dar cumplimiento a las políticas internas de la empresa, como el Reglamento Interno de Trabajo, capacitaciones y programas de formación internos, suministrar información relacionada al desempeño laboral (internos o externos), reportes ante las autoridades competentes como la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Ministerio del trabajo, Superintendencias, dando cumplimiento a la normativa y a los requerimientos de las autoridades nacionales.
- Extrabajadores: información para la desvinculación, referencias laborales, certificación de obligaciones a las que hubiere lugar y para fines estadísticos e históricos.

Para fines administrativos:

Control de acceso a las instalaciones de Gauss Control, caso en el cual se podrá obtener imágenes de la persona natural. En caso de solicitar datos biométricos (como ejemplo la huella), el Titular de la información deberá otorgar autorización previa, expresa e informada a Gauss Control para llevar a cabo el tratamiento de datos sensibles.

Para fines estadísticos y/o históricos

En caso de registro o ingreso a la página web de Gauss Control, la recolección y tratamiento realizado a través de mecanismos automatizados, Gauss Control solo podrá utilizar esta información con el fin de obtener registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia en la página web. Por lo anterior, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados y de manera anónima. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.
Nuevos productos y servicios a través del comportamiento o consultas dentro de la página web de Gauss Control o por requerimiento del cliente.

En caso de que la recolección se realice a través de medios automatizados, es posible que sean completados con información obtenida de terceros debidamente facultados para tal fin según lo establecido en la normativa vigente.

En cualquiera de las finalidades, y casos específicos, una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, Gauss Control serán eliminados de las bases de datos personales en términos seguros.

Tratamiento de datos sensibles

Gauss Control no recopilará información de carácter sensible a menos de que sea estrictamente necesario, entendiendo que estos son aquellos que afectan la intimidad del Titular, cuyo uso indebido puede generar discriminación o afectar públicamente al Titular, o aquella relevante a los menores de edad (como por ejemplo hijos de los trabajadores).

Únicamente recopilaremos datos sensibles en los siguientes casos:

Seguridad social de los hijos de los trabajadores de los trabajadores de Gauss Control.
Archivo físico o digital de incapacidades médicas de los trabajadores de Gauss Control.
Procesos de salud o de urgencia manifiesta.
Datos biométricos e imágenes en el sistema de videovigilancia de Gauss Control.

En ningún caso, los Titulares estarán obligados a autorizar el tratamiento de datos sensibles, por lo tanto, la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible. En caso de ser necesario, se informará de forma previa y expresa al titular para que Gauss Control realice el tratamiento de datos personales de carácter sensible.

6. Transmisión y transferencia internacional de la información personal

Gauss Control podrá realizar la transferencia y la transmisión de datos personales de los titulares, a socios estratégicos y/o empresas vinculadas con quienes se deberá suscribir acuerdos para tal efecto. Cuando estos socios estratégicos y/o empresas vinculadas se encuentren en el exterior, se seguirán los lineamientos establecidos en la norma y aquellas instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin.

Gauss Control podrá realizar la transferencia o transmisión de información personal a empresas en el extranjero siempre y cuando el titular de la información otorgue su autorización para este fin, estos datos serán tratados, bien sea para el tratamiento por un Encargado en el exterior o a un Responsable en el exterior.

Gauss Control queda autorizada para realizar la transmisión o transferencia internacional de Información Personal a empresas asociadas a esta que no se encuentren en el territorio nacional.

7. ¿Quién tiene acceso a la información administrada por Gauss Control?

En pro de garantizar el principio de circulación restringida establecido en la norma, la privacidad y la confidencialidad de la información, toda la información recolectada por Gauss Control será accedida únicamente por el Titular de la información y Gauss Control.

Gauss Control puede compartir la información con:

Proveedores de servicios en alojamiento en la nube de Gauss Control, mailing, marketing, mantenimiento y soporte.
Auditoría externa (como la revisoría fiscal), asesores profesionales (contables, jurídicos).
Autoridades administrativas o judiciales, cuando se esté dando cumplimiento de las obligaciones legales que a Gauss Control le asisten, o por requerimiento específico.
Sociedades vinculadas nacionales e internacionales.

La transferencia o transmisión de la información se regirá según lo establecido en la norma para tal fin y el numeral 4 de la presente política.

Cualquier tercero o interesado, siempre y cuando el Titular, haya dado su autorización, previa, expresa e informada para que, en nombre del Titular, se ejerzan sus derechos.

Este tercero deberá presentar poder debidamente otorgado por el Titular y cumpliendo con los requisitos formales para este fin (si el poder es otorgado en Colombia, debidamente autenticado en notaría o si es otorgado en el extranjero, deberá presentar además de la autenticación mediante notario público el apostille correspondiente) o designar en la autorización del tratamiento de datos a la persona que podrá hacer efectivos sus derechos.

Por urgencia manifiesta, Gauss Control podrá dar a conocer la información personal.

La información suministrada por el Titular no estará disponible para su consulta en internet y/o cualquier otro medio de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlado para brindar conocimiento restringido a los Titulares.

8. Derechos de los titulares

Los Titulares de la información tienen derecho a:

Conocer, actualizar, rectificar, solicitar y eliminar, la información personal a la que Gauss Control tenga o haya tenido acceso, en especial cuando el Titular evidencie que los mismos fueron otorgados y/o recolectados de forma parcial, inexacta, incompleta, fraccionada y/o que induzcan a error.
Solicitar la prueba de la autorización del tratamiento de los datos personales a los que haya lugar a través del tratamiento.
Solicitar la información o aclaración respecto del tratamiento de los datos personales que fueron suministrados por el Titular a Gauss Control
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por las infracciones a lo dispuesto en la ley y demás normativa que lo modifique con respecto al tratamiento de sus datos personales, una vez surtido el procedimiento establecido en la presente Política.
Los demás que se encuentren establecidas en la Ley.

En cualquiera de los casos, el titular podrá hacer ejercicio de estos derechos según lo establecido en el numeral 10 de la Política.

9. Sobre la autorización del tratamiento de datos personales.

Gauss Control se obliga a solicitar y obtener, la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular para realizar el tratamiento de su información personal.

La autorización deberá incluir, como mínimo, la finalidad de la recolección, almacenamiento y tratamiento de sus datos personales, los derechos que le asisten al titular, los canales de comunicación con los que puede ejercer los derechos, la identificación del encargado y/o del responsable.

El Titular de la información podrá dar su autorización de la siguiente manera:

Escrita, mediante documento, formulario, formato, contrato impreso, entre otros.
Verbal, caso en el cual se debe tener evidencia de ello, mediante grabación autorizada para tal fin.
Por medios tecnológicos, diligenciamiento de formularios, formatos, actividades, concursos (presenciales o en redes sociales), Peticiones, Quejas o Reclamos, mensaje de datos o aplicaciones en caso de que aplique.
Por conductas concluyentes, inequívocas, las cuales deben ser claras, expresas y que no permitan duda o equivocación sobre el tratamiento de los datos personales a los que haya lugar. El silencio no podrá asimilarse a una conducta concluyente.

Gauss Control garantizará que la autorización pueda ser objeto de consulta posterior.

Los datos personales suministrados por el Titular, serán tratados por Gauss Control hasta que se termine su existencia jurídica, bien sea por muerte o interdicción de persona natural, caso en el cual se informará al Responsable para que cese u otorgue de nuevo la autorización del tratamiento.

En caso de disolución y liquidación de Gauss Control, la información que repose en las bases de datos de su propiedad será eliminada y por tanto, la autorización cesará.

Gauss Control no requerirá la autorización por parte del Titular en los siguientes casos:

Cuando el tratamiento de la información verse sobre información de naturaleza pública.
Por requerimiento de autoridad administrativa o judicial, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Por urgencia manifiesta, médica o sanitaria.

10. Procedimiento para consultas, peticiones, quejas y reclamos

Gauss Control dará respuesta a los requerimientos por parte de los Titulares siguiendo el siguiente procedimiento:

Toda consulta, petición, queja o reclamo deberán ser solicitadas a Gauss Control al correo electrónico dp@gausscontrol.com , enviadas en físico a la carrera 10 Nro. 96-25 Of. 612 o por teléfono al +57 601 7022256, en la cual se deberá informar, como mínimo lo siguiente:

Nombre e identificación del Titular.
En caso de tratarse del titular de la información, deberá acreditar dicha calidad, mediante la presentación de su documento de identificación, si se está actuando a través de apoderado, deberá presentar el poder debidamente formalizado ante notario público. Si el poder se emite en el exterior, el poder deberá estar presentado ante notario público y estar acompañado por el apostille correspondiente.
Descripción precisa de los hechos o circunstancias que dan lugar a la consulta, petición, queja o reclamo.
Lugar de notificaciones, dirección de correspondencia física y/o electrónica.
Documentos soporte y pruebas pertinentes que desee aportar a la solicitud.

Sobre las consultas

Gauss Control dará respuesta a las consultas que el Titular realice, en un término de diez (10) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al recibo de la solicitud. Durante este término, Gauss Control recopilará la información necesaria para dar respuesta completa y de fondo a la solicitud del Titular.

Cuando Gauss Control no cuente con la información necesaria para dar respuesta podrá:

Cuando la consulta resulte insuficiente en cuanto a los hechos o pretensiones, Gauss Control podrá solicitar claridad o más información al Titular para garantizar respuesta de fondo y completa. El Titular deberá dar respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles a Gauss Control, en este tiempo se suspenderá el término de respuesta de Gauss Control, el cual se reanudará una vez el Titular de respuesta a Gauss Control. Si, vencido este término, el Titular no ha dado respuesta a, esta consulta se entenderá como desistida y se emitirá respuesta con la información que se tenga disponible.
Informar al Titular que se tomará un término adicional de máximo cinco (5) días hábiles adicionales para dar respuesta de fondo y completa a su solicitud.

Cuando se trate de consultas, Gauss Control no podrá exceder el término de quince (15) días hábiles para dar respuesta.

Sobre las Peticiones, Quejas y Reclamos

Gauss Control deberá dar respuesta a las peticiones, quejas y reclamos presentados por los Titulares, en un término de quince (15) días hábiles siguientes al día hábil de recibo de la comunicación.

Cuando Gauss Control no cuente con la información necesaria para dar respuesta podrá:

Deberá informar al Titular que se tomará un término adicional de hasta de ocho (8) días hábiles máximo para dar respuesta.
Cuando la petición, queja o reclamo resulte insuficiente en cuanto a los hechos o pretensiones, Gauss Control podrá solicitar claridad o más información al Titular para garantizar respuesta de fondo y completa. El Titular deberá dar respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles a Gauss Control, en este tiempo se suspenderá el término de respuesta de Gauss Control, el cual se reanudará una vez el Titular de respuesta a Gauss Control. Si, vencido este término, el Titular no ha dado respuesta a, esta consulta se entenderá como desistida y se emitirá respuesta con la información que se tenga disponible.

Cuando se trate de petición, queja o reclamo, Gauss Control no podrá exceder el término de veintitrés (23) días hábiles para dar respuesta.

La presentación de la petición, queja o reclamo, junto con su correspondiente respuesta o constancia de no respuesta será requisito de procedibilidad para interponer queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. ¿Qué medidas de seguridad tiene implementadas Gauss Control?

Con el fin de garantizar el derecho a la privacidad y confidencialidad de la información de los Titulares, Gauss Control almacenará y tratará la información con medidas de seguridad físicas, electrónicas, administrativas y humanas más altas, para mitigar el riesgo de pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración y/o destrucción de la información, como ejemplo enunciativo, no limitativo, las siguientes:

Guardar copia de la autorización del tratamiento de datos personales.
Los datos personales son almacenados en bases de datos electrónicas cuya administración y guarda está a cargo de Gauss Control.
Limitar el acceso de la información únicamente a las personas autorizadas para tal fin.

Gauss Control no puede garantizar la total seguridad de la información, ni se responsabiliza por las consecuencias derivadas de fallas técnicas o de ingreso fraudulento e indebido por parte de terceros a sus bases de datos, sin embargo, se compromete a prestar sus mejores esfuerzos y medidas de seguridad para mitigar este riesgo.

En el evento de que existan vulneraciones a las medidas de seguridad que ocasionen la destrucción, filtración, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales sensibles o su comunicación o acceso no autorizado, Gauss Control, en su calidad de Responsable y de Encargado de tratamiento de datos personales, comunicará dichas vulneraciones a los Titulares de los datos personales singularizando los datos afectados, las posibles consecuencias de las vulneraciones de seguridad y las medidas de solución o resguardo adoptadas.

12. Confidencialidad

Gauss Control mantendrá la debida reserva y confidencialidad de los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en su calidad de Mandatario o Encargado, incluso después de que finalice la relación contractual con el Responsable del tratamiento, salvo cuando deban revelarse en virtud de un mandato legal o de una orden emanada de los Tribunales de Justicia que así lo requiera. Ante cualquier vulneración de seguridad que ponga en riesgo la confidencialidad de los datos personales, Gauss Control, comunicará tal hecho al Responsable a la brevedad posible.

13. Eliminación y/o devolución de los datos

Al término de la relación contractual entre el Responsable del tratamiento y Gauss Control, esta última eliminará o devolverá los datos personales al Responsable del tratamiento. Sin perjuicio de lo anterior, Gauss Control podrá conservar los datos durante el tiempo en el que puedan derivarse responsabilidades de su relación con el Responsable. En este último caso, los datos se conservarán bloqueados y por el tiempo mínimo necesario.

14. Vigencia de la política de tratamiento de datos personales

La presente política y procedimientos de protección tratamiento de datos tendrá vigencia desde su fecha de publicación y aprobación por parte de la gerencia lo cual se evidencia en el cuadro de control de versiones.

Gauss Control podrá y deberá actualizar la política en caso de que la normativa sea modificada, revocada, adicionada o se emitan disposiciones relativas a la protección de datos personales en Colombia.