Política de Tratamento de Dados Pessoais - Dessert Point Colombia S.A.S.

Título 1. Natureza e Âmbito

1. Identificação do responsável pelo tratamento

Denominação social	DESERT POINT COLOMBIA S.A.S.
NIT	901.851.471-5
Address	Carrera 10 96-25 Of. 612
Correio eletrónico	dp@gausscontrol.com
Telefone	+57 601 7022256

Desert Point Colombia S.A.S., doravante designada “Gauss Control”, é uma sociedade comercial devidamente constituída ao abrigo das leis da República da Colômbia, que oferece soluções para prever a fadiga dos trabalhadores e operadores dos seus clientes através de plataformas tecnológicas, software como serviço (SaaS), programas informáticos e modelos preditivos.

2. Enquadramento legal e objetivos da política

A presente política e os demais documentos que a integram são regidos pelo artigo 15.º da Constituição Política da Colômbia, pela Lei 1266 de 2008, pela Lei 1581 de 2012, pelo Decreto 1377 de 2013 e pelas demais normas que os complementem, aditem ou alterem.

A Gauss Control adotou a presente política de tratamento de dados para garantir ao Titular dos dados pessoais que as informações por nós tratadas sejam objeto de um tratamento adequado e devidamente autorizado pelo respetivo titular, para as finalidades aqui estabelecidas, bem como para garantir o exercício dos direitos dos titulares.

3. Âmbito de aplicação

Esta política destina-se a todas as pessoas singulares que mantenham ou tenham mantido uma relação com a Gauss Control e cujos dados pessoais se encontrem armazenados nas nossas bases de dados.

Aplica-se aos dados pessoais que se encontrem registados e/ou venham a ser registados nas bases de dados da Gauss Control, relacionados com a prestação dos seus serviços através das diversas plataformas tecnológicas que a Gauss Control disponibiliza aos seus clientes, bem como aos dados dos seus colaboradores, clientes e fornecedores, sem prejuízo do estabelecido nos acordos específicos celebrados com cada um deles, relativamente aos quais a presente política será aplicada de forma supletiva.
Regula os procedimentos de recolha, gestão e tratamento dos dados pessoais recolhidos e/ou tratados pela Gauss Control, os direitos dos titulares, as pessoas ou áreas responsáveis pelo atendimento de pedidos, consultas e reclamações junto das quais o titular da informação pode exercer os seus direitos de acesso, atualização, retificação e apagamento dos dados, bem como de revogação da autorização, e os procedimentos através dos quais os titulares da informação podem exercer os seus direitos.
Tudo o que precede aplica-se sem prejuízo do que possa ser regulado a este respeito em acordos específicos celebrados com os titulares dos dados pessoais ou com os seus mandantes, relativamente aos quais a presente política será aplicada de forma supletiva. Por sua vez, em tudo o que não esteja expressamente regulado nesta política, deverá observar-se o disposto na Lei 1581 de 2012 ou na norma que a venha a substituir.

Face ao exposto, os nossos objetivos são:

Garantir que a informação seja armazenada de acordo com padrões de segurança destinados a mitigar o risco de acesso por terceiros não autorizados, assegurando o cumprimento do princípio de acesso e circulação restritos, pelo que apenas a Gauss Control poderá gerir a sua informação mediante o seu consentimento prévio, expresso e informado.
Manter sob estrita confidencialidade a informação fornecida pelo Titular à Gauss Control. A qualquer momento, o Titular da informação poderá solicitar à Gauss Control o acesso às suas informações, o qual não será impedido nem recusado por nós, garantindo assim a transparência no tratamento dos dados pessoais.
Informar os Titulares da informação sobre as finalidades para as quais a Gauss Control procede ao tratamento dos dados pessoais, as quais deverão estar em conformidade com o seu objeto social e com os serviços que a Gauss Control presta a terceiros e clientes. Do mesmo modo, a Gauss Control apenas recolherá a informação necessária para o cumprimento das finalidades devidamente comunicadas ao Titular da informação, limitando a recolha a este enquadramento legal e aos objetivos da política. A informação recolhida será conservada nas bases de dados da Gauss Control durante um prazo razoável para cumprir a finalidade da recolha.
Para proceder ao tratamento dos dados pessoais, será garantida ao Titular a liberdade de fornecer as suas informações à Gauss Control. Por conseguinte, o Titular deverá conceder a sua autorização prévia, expressa e informada para que o tratamento da informação possa ser realizado.
Tanto a Gauss Control como os Titulares devem fornecer informações verdadeiras, completas, exatas, atualizadas, verificáveis e compreensíveis, para que o tratamento da informação seja realizado de forma adequada, garantindo assim a transparência, veracidade e qualidade da informação.

4. Definições

Autorização: Consentimento prévio, expresso e informado do Titular para proceder ao Tratamento de dados pessoais; a autorização pode ser concedida das seguintes formas:

De forma verbal
De forma escrita e/ou;

Mediante comportamento concludente que demonstre o consentimento para o tratamento de dados pessoais.

A autorização deve ser expressa, voluntária e inequívoca.

Aviso de privacidade: Comunicação verbal ou escrita dirigida ao Titular, que tem como finalidade informá-lo plenamente sobre o tratamento dos seus dados pessoais, a política de tratamento de dados pessoais, a forma de lhe aceder e as finalidades do tratamento dos dados pessoais.

Base de Dados: Conjunto organizado de dados pessoais objeto de Tratamento, automatizado ou não, independentemente da forma ou modalidade da sua criação ou organização, que permita relacionar os dados entre si, bem como realizar qualquer tipo de tratamento de dados.

Dados Pessoais: Qualquer informação que permita identificar plenamente uma pessoa singular determinada ou determinável. Os dados podem ser:

Públicos: Informação que o Estado colombiano classifique como tal, incluindo, entre outros, o nome, estado civil e profissão.
Semiprivados: Informação que, pela sua natureza, diz respeito apenas ao Titular, mas que é de especial interesse para um setor específico, incluindo, entre outros, os livros comerciais ou informações financeiras.
Privados: Este tipo de informação diz respeito exclusivamente ao Titular e não é de especial interesse para terceiros, como, por exemplo, a imagem ou os dados biométricos.
Sensíveis: Informação do Titular especialmente protegida, uma vez que a sua divulgação poderá gerar algum tipo de discriminação, como dados relativos à saúde da pessoa, orientação sexual, entre outros.

Os dados de menores de idade, independentemente da sua categoria legal, são tratados como dados sensíveis.

Subcontratante: Pessoa singular ou coletiva, pública ou privada, que, por si só ou em conjunto com outras, realiza o Tratamento de dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento;

Pedidos, queixas, reclamações e consultas: Direito que assiste aos Titulares da informação, os quais poderão apresentar pedidos, queixas, reclamações e consultas ao Responsável e/ou ao Subcontratante do Tratamento de Dados.

Responsável pelo Tratamento: Pessoa singular ou coletiva, pública ou privada, que, por si só ou em conjunto com outras, detenha o poder de decisão sobre a base de dados e/ou o Tratamento dos dados;

Titular: Pessoa singular cujos dados pessoais sejam objeto de Tratamento;

Transferência: A transferência ocorre quando o Responsável ou o Subcontratante na Colômbia envia a informação e/ou os dados pessoais para um destinatário localizado fora do país.

Transmissão: Comunicação de dados pessoais dentro ou fora do território da República da Colômbia, tendo como objetivo a realização de um tratamento pelo Subcontratante por conta do Responsável.

Tratamento: Qualquer operação ou conjunto de operações ou procedimentos técnicos, automatizados ou não, que permitam recolher, armazenar, registar, organizar, elaborar, selecionar, extrair, confrontar, interligar, dissociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir ou eliminar dados de caráter pessoal, ou utilizá-los de qualquer outra forma.

Quando é que a Gauss Control atua como Responsável pelo Tratamento?

A Gauss Control atua como Responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais relativamente às informações armazenadas nas suas bases de dados, que são exclusivamente propriedade e administradas pela Gauss Control.

Quando a informação seja recolhida através do site da Gauss Control, formulários, redes sociais, canais de atendimento ou eventos virtuais/presenciais.
Quando a Gauss Control estabeleça relações contratuais, relativamente às informações recolhidas junto dos clientes e das pessoas singulares envolvidas neste processo. Estas informações incluem, entre outras, o nome do representante legal, contactos comerciais e contactos responsáveis pela administração das plataformas.

Quando a Gauss Control atuar nesta qualidade, deverá:

A Gauss Control garantirá ao Titular, em qualquer momento, o exercício pleno e efetivo do direito de habeas data e dos demais direitos previstos na presente política e na lei, bem como os canais de comunicação necessários ao exercício desses direitos;
Para proceder ao tratamento dos dados pessoais, a Gauss Control solicitará e conservará sempre, nos termos previstos na lei, a respetiva autorização concedida pelo Titular.
Antes de proceder ao tratamento dos dados pessoais, a Gauss Control informará o Titular sobre a finalidade da recolha e sobre os direitos que lhe assistem relativamente à recolha, armazenamento e tratamento dos seus dados pessoais.
A Gauss Control adotará as medidas de segurança necessárias e adequadas para garantir a segurança da informação. As medidas deverão ser de natureza técnica, administrativa e humana.
Conservar a informação recolhida em condições de segurança adequadas para impedir a sua adulteração, perda, consulta, utilização ou acesso não autorizado ou fraudulento.
A Gauss Control adotará as medidas necessárias para garantir que a informação fornecida pelo Titular seja verdadeira, completa, exata, atualizada, verificável e compreensível. No entanto, a responsabilidade de fornecer esta informação nestes termos também compete ao Titular.
Gauss Control deberá responder a los titulares de la información, cuando estos realicen solicitudes, peticiones, quejas o reclamos con relación a su información personal, para actualizar, rectificar, suprimir o revocar el tratamiento de su información, en todo caso, Gauss Control garantizará la confidencialidad de la información según el literal e) del presente numeral.
Com o objetivo de informar os Titulares sobre o tratamento da sua informação, a Gauss Control publicará o aviso de privacidade, o qual deverá conter, no mínimo, a identificação completa da Gauss Control, a finalidade da recolha da informação, os direitos do Titular, os meios disponíveis para o exercício desses direitos e os mecanismos para aceder e consultar a política.
A Gauss Control apenas recolherá os dados pessoais que sejam pertinentes e adequados à finalidade para a qual são recolhidos ou solicitados.
Quando solicitado pelo Titular, a Gauss Control eliminará das suas bases de dados os Titulares que manifestem expressamente a vontade de deixar de receber informações e/ou de deixar de fazer parte das bases de dados da Gauss Control.

Quando é que a Gauss Control atua como Subcontratante do Tratamento?

A Gauss Control poderá também atuar como Subcontratante do Tratamento de Dados Pessoais quando terceiros/clientes lhe forneçam informações relativas aos Titulares dos dados. Neste caso, a Gauss Control não será proprietária das bases de dados pessoais, mas atuará como sua administradora, mediante autorização ou encargo do terceiro/cliente. O cliente/terceiro será o Responsável por esse Tratamento e, consequentemente, deverá informar o Titular de que a Gauss Control atua como Subcontratante do Tratamento. O cliente garantirá à Gauss Control que obteve do Titular a autorização prévia, expressa e informada.

Quando a Gauss Control atuar nesta qualidade, deverá:

Garantir ao Titular o pleno exercício dos direitos que lhe assistem enquanto Titular da informação.
Adotar as medidas de segurança necessárias para conservar a informação fornecida pelo Titular, de modo a evitar a sua adulteração, perda, consulta, utilização ou acesso não autorizado ou fraudulento.
Assegurar-se de que o Responsável por conta do qual atua está devidamente autorizado a fornecer os dados pessoais.
Dar seguimento aos pedidos do Responsável num prazo não superior a cinco (5) dias úteis, incluindo a atualização, alteração, retificação ou apagamento dos dados pessoais.
O Subcontratante deverá tratar as consultas, pedidos, queixas e reclamações, doravante designados “PQR”, em conformidade com o procedimento estabelecido na presente política.
- Caso se trate de uma PQR, o Subcontratante deverá incluir na base de dados a menção “Reclamação em curso” e, uma vez resolvida, eliminar essa menção da base de dados.
- Caso se trate de um pedido apresentado por uma entidade pública, autoridade administrativa ou judicial no exercício das suas competências legais, ou decorrente de uma ordem judicial, deverá ser incluída na base de dados a menção “Informação em discussão judicial” e, uma vez resolvida a situação, essa menção deverá ser eliminada da base de dados.
- Em caso de ordem da Superintendência de Indústria e Comércio, enquanto autoridade nacional de proteção de dados pessoais, deverá abster-se de divulgar informações que se encontrem em processo de controvérsia.
Apenas poderão aceder aos dados pessoais as pessoas autorizadas nos termos da presente Política e da lei.
Caso sejam identificadas falhas de segurança e exista risco de perda ou de acesso fraudulento à informação, a Superintendência de Indústria e Comércio será informada desta situação.
Cumprir e assegurar o cumprimento das instruções emitidas pela autoridade nacional de proteção de dados pessoais.

5. Finalidades

Para que recolhemos informações pessoais?

A Gauss Control, na qualidade de Responsável pelo Tratamento, recolhe a informação para as seguintes finalidades:

A Gauss Control poderá utilizar os dados pessoais que obtenha licitamente através de (i) dispositivos da Gauss Control, (ii) que lhe sejam fornecidos ou comunicados, por qualquer meio, pelos seus clientes, ou (iii) que sejam fornecidos diretamente pelos Titulares através da utilização das plataformas, formulários e dispositivos disponibilizados pela Gauss Control para esse efeito, bem como, direta ou indiretamente, através de qualquer outro meio, exclusivamente para as seguintes finalidades:

Executar a relação contratual existente com os seus clientes, fornecedores e trabalhadores, incluindo o pagamento de obrigações contratuais ou legais;
Prestar os serviços e/ou fornecer os produtos solicitados pelos seus clientes;
Informar sobre novos produtos ou serviços e/ou sobre alterações aos mesmos;
Avaliar a qualidade dos serviços ou produtos;
Realizar estudos internos sobre hábitos de consumo;
Desenvolver o processo de seleção, avaliação e contratação de pessoal;
Apoiar processos de auditoria interna ou externa;
Registar as informações dos trabalhadores nas bases de dados da Gauss Control;
Fornecer, partilhar, enviar ou disponibilizar os seus dados pessoais a empresas filiais, associadas ou subsidiárias da Gauss Control, caso essas empresas necessitem da informação exclusivamente para as finalidades aqui indicadas.

Qualquer finalidade distinta das anteriormente indicadas exigirá autorização expressa do Titular dos dados ou deverá estar explicitamente permitida pelas normas que as substituam ou alterem.

A Gauss Control não procederá à venda, licenciamento, alteração, cessão ou alienação, a qualquer título, transmissão ou divulgação dos referidos dados, salvo se:

Existir autorização expressa do Titular dos dados para o efeito;
For necessário para permitir aos trabalhadores, prestadores de serviços ou demais agentes da Gauss Control prestar os serviços que lhes tenham sido atribuídos;
For necessário para prestar os serviços e/ou fornecer os produtos da Gauss Control, de acordo com os termos acordados com cada cliente;
A informação esteja relacionada com uma fusão, consolidação, aquisição, desinvestimento ou outro processo de reestruturação da Gauss Control;
Tal seja exigido ou permitido por lei. No caso referido na alínea iv) anterior, bem como em todos os casos em que a Gauss Control subcontrate terceiros para o tratamento de determinadas funções ou informações, a Gauss Control incluirá cláusulas que obriguem esses terceiros a proteger os dados pessoais através de medidas de segurança adequadas, ficando-lhes proibida a utilização da informação para fins próprios e a divulgação dos dados pessoais a terceiros.

Para fins legais e/ou administrativos:

Consultar listas restritivas e de controlo nacionais e internacionais, bem como a CIFIN, as centrais de informação, a Lista Clinton, a Procuradoria, a Controladoria, a Polícia Nacional e a DIJIN, com o objetivo de garantir a confiança e a transparência entre o Titular, clientes, fornecedores e demais entidades ou pessoas com as quais a Gauss Control estabeleça uma relação.
Caso seja solicitado por uma autoridade judicial e/ou administrativa, deverá fornecer a informação por imposição legal.
Apoiar processos judiciais e extrajudiciais nos quais a Gauss Control esteja envolvida, quer como parte ativa, quer como parte passiva.
Apoiar processos de auditoria externa e interna
Envio de orçamentos, faturação, cobranças, gestão de contas a receber, encomendas, compras, gestão de pagamentos e demais necessidades administrativas da Gauss Control.
Para efetuar a administração e o processamento das atividades específicas definidas na plataforma.
Caso seja necessário, a Gauss Control solicitará informações adicionais para melhorar a prestação dos serviços, seja para suporte, manutenção, atualizações ou para assegurar o exercício do direito legal de garantia que assiste ao consumidor. Do mesmo modo, poderá fazê-lo a pedido do cliente, em caso de incidentes, solicitações ou falhas nos sistemas.
A Gauss Control poderá consultar, atualizar, tratar e comunicar informações dos clientes às centrais de risco e entidades administradoras de bases de dados.

O referido tratamento de dados pessoais será realizado em conformidade com o estabelecido e seguindo as diretrizes da Lei 1266 de 2009.

Para fins laborais:

Registar informações dos candidatos nos processos de contratação da empresa.
Registar nas bases de dados informações dos trabalhadores com vínculo laboral em vigor ou já terminado.
- Trabalhadores ativos: informações do currículo, para elaboração do contrato de trabalho, referências profissionais, referências académicas, informações necessárias para a inscrição no sistema geral de segurança social e informações relativas aos seus familiares, quando necessário (cônjuge, descendentes e/ou ascendentes beneficiários do trabalhador). Do mesmo modo, a Gauss Control tratará estas informações com o objetivo de cumprir as políticas internas da empresa, como o Regulamento Interno de Trabalho, ações de formação e programas internos de formação, fornecer informações relacionadas com o desempenho profissional (internas ou externas) e efetuar comunicações às autoridades competentes, como a Direção de Impostos e Alfândegas Nacionais (DIAN), o Ministério do Trabalho e as Superintendências, em cumprimento da legislação e dos requisitos das autoridades nacionais.
- Ex-trabalhadores: informações necessárias para a cessação do vínculo laboral, referências profissionais, certificação das obrigações aplicáveis e para fins estatísticos e históricos.

Para fins administrativos:

Controlo de acesso às instalações da Gauss Control, caso em que poderão ser obtidas imagens da pessoa singular. Caso sejam solicitados dados biométricos (por exemplo, a impressão digital), o Titular da informação deverá conceder à Gauss Control uma autorização prévia, expressa e informada para proceder ao tratamento de dados sensíveis.

Para fins estatísticos e/ou históricos

Em caso de registo ou acesso ao site da Gauss Control, relativamente à recolha e ao tratamento efetuados através de mecanismos automatizados, a Gauss Control apenas poderá utilizar estas informações com o objetivo de obter registos da atividade dos visitantes e dados de audiência do site. Por conseguinte, estas informações apenas poderão ser utilizadas para a elaboração de relatórios que cumpram os objetivos indicados e de forma anónima. Em caso algum poderão ser realizadas operações que impliquem associar essas informações a qualquer utilizador identificado ou identificável.
Novos produtos e serviços com base no comportamento ou nas consultas realizadas no site da Gauss Control, ou mediante solicitação do cliente.

Caso a recolha seja efetuada através de meios automatizados, os dados poderão ser complementados com informações obtidas junto de terceiros devidamente autorizados para esse efeito, de acordo com o estabelecido na legislação em vigor.

Em qualquer das finalidades e casos específicos, uma vez cessada a necessidade de Tratamento dos Dados Pessoais, estes serão eliminados das bases de dados da Gauss Control de forma segura.

Tratamento de dados sensíveis

A Gauss Control não recolherá informações de natureza sensível, salvo quando tal seja estritamente necessário, entendendo-se como tais os dados que afetem a privacidade do Titular, cuja utilização indevida possa gerar discriminação ou afetar publicamente o Titular, bem como informações relativas a menores de idade (por exemplo, filhos dos trabalhadores).

Apenas recolheremos dados sensíveis nos seguintes casos:

Segurança social dos filhos dos trabalhadores da Gauss Control.
Arquivo físico ou digital de baixas médicas dos trabalhadores da Gauss Control.
Processos relacionados com saúde ou situações de urgência manifesta.
Dados biométricos e imagens no sistema de videovigilância da Gauss Control.

Em caso algum os Titulares serão obrigados a autorizar o tratamento de dados sensíveis. Por conseguinte, a prestação dos nossos serviços não está condicionada ao fornecimento dessas informações sensíveis. Caso seja necessário, o Titular será informado prévia e expressamente para que a Gauss Control possa proceder ao tratamento de dados pessoais de natureza sensível.

6. Transmissão e transferência internacional de informações pessoais

A Gauss Control poderá proceder à transferência e transmissão de dados pessoais dos Titulares para parceiros estratégicos e/ou empresas vinculadas, com os quais deverão ser celebrados acordos para esse efeito. Quando esses parceiros estratégicos e/ou empresas vinculadas se encontrem no estrangeiro, serão seguidas as diretrizes estabelecidas na legislação aplicável e as instruções emitidas pela Superintendência de Indústria e Comércio para esse fim.

A Gauss Control poderá proceder à transferência ou transmissão de dados pessoais para empresas no estrangeiro, desde que o Titular da informação conceda autorização para esse efeito. Esses dados poderão ser tratados por um Subcontratante situado no estrangeiro ou transferidos para um Responsável pelo Tratamento situado no estrangeiro.

A Gauss Control fica autorizada a realizar a transmissão ou transferência internacional de Informações Pessoais para empresas a ela associadas que não se encontrem em território nacional.

7. Quem tem acesso às informações geridas pela Gauss Control?

Com o objetivo de garantir o princípio da circulação restrita estabelecido na legislação, bem como a privacidade e a confidencialidade da informação, todas as informações recolhidas pela Gauss Control apenas poderão ser acedidas pelo Titular da informação e pela Gauss Control.

A Gauss Control poderá partilhar a informação com:

Fornecedores de serviços de alojamento na cloud da Gauss Control, correio eletrónico, marketing, manutenção e suporte.
Auditoria externa (como a fiscalização estatutária) e consultores profissionais (contabilísticos e jurídicos).
Autoridades administrativas ou judiciais, quando tal seja necessário para o cumprimento das obrigações legais aplicáveis à Gauss Control ou mediante solicitação específica.
Sociedades vinculadas nacionais e internacionais.

A transferência ou transmissão da informação será regida pelo disposto na legislação aplicável para esse efeito e no ponto 4 da presente política.

Qualquer terceiro ou interessado, desde que o Titular tenha concedido autorização prévia, expressa e informada para que os seus direitos sejam exercidos em seu nome.

Esse terceiro deverá apresentar procuração devidamente outorgada pelo Titular e cumprir os requisitos formais aplicáveis para esse efeito (se a procuração for outorgada na Colômbia, deverá estar devidamente autenticada em cartório; se for outorgada no estrangeiro, deverá apresentar, além da autenticação por notário público, a respetiva apostila) ou indicar, na autorização para o tratamento de dados, a pessoa autorizada a exercer os seus direitos.

Em caso de urgência manifesta, a Gauss Control poderá divulgar informações pessoais.

A informação fornecida pelo Titular não estará disponível para consulta na Internet e/ou através de qualquer outro meio de divulgação ou comunicação de massas, salvo se o acesso for tecnicamente controlado de modo a permitir um acesso restrito aos Titulares.

8. Direitos dos titulares

Os Titulares da informação têm direito a:

Conhecer, atualizar, retificar, solicitar e eliminar as informações pessoais às quais a Gauss Control tenha ou tenha tido acesso, especialmente quando o Titular verifique que essas informações foram fornecidas e/ou recolhidas de forma parcial, inexata, incompleta, fragmentada e/ou suscetível de induzir em erro.
Solicitar prova da autorização para o tratamento dos dados pessoais abrangidos pelo respetivo tratamento.
Solicitar informações ou esclarecimentos relativamente ao tratamento dos dados pessoais fornecidos pelo Titular à Gauss Control.
Apresentar junto da Superintendência de Indústria e Comércio queixas relativas a infrações ao disposto na lei e nas demais normas que a alterem no que respeita ao tratamento dos seus dados pessoais, após a conclusão do procedimento estabelecido na presente Política.
Os demais direitos previstos na Lei.

Em qualquer dos casos, o Titular poderá exercer estes direitos de acordo com o estabelecido no ponto 10 da Política.

9. Sobre a autorização para o tratamento de dados pessoais.

A Gauss Control compromete-se a solicitar e obter a autorização prévia, expressa e informada do Titular para proceder ao tratamento dos seus dados pessoais.

A autorização deverá incluir, no mínimo, a finalidade da recolha, armazenamento e tratamento dos seus dados pessoais, os direitos que assistem ao Titular, os canais de comunicação através dos quais poderá exercer esses direitos e a identificação do Subcontratante e/ou do Responsável pelo Tratamento.

O Titular da informação poderá conceder a sua autorização das seguintes formas:

Por escrito, através de documento, formulário, impresso, contrato em papel, entre outros.
Verbalmente, caso em que deverá existir prova dessa autorização, através de gravação autorizada para esse efeito.
Através de meios tecnológicos, preenchimento de formulários, impressos, atividades, concursos (presenciais ou através de redes sociais), Pedidos, Queixas ou Reclamações, mensagens de dados ou aplicações, quando aplicável.
Através de comportamentos concludentes e inequívocos, que deverão ser claros e expressos e não permitir qualquer dúvida ou equívoco relativamente ao tratamento dos dados pessoais aplicável. O silêncio não poderá ser considerado um comportamento concludente.

A Gauss Control garantirá que a autorização possa ser consultada posteriormente.

Os dados pessoais fornecidos pelo Titular serão tratados pela Gauss Control até à cessação da sua existência jurídica, seja por falecimento ou interdição da pessoa singular, caso em que o Responsável será informado para que cesse ou seja novamente concedida a autorização para o tratamento.

Em caso de dissolução e liquidação da Gauss Control, a informação armazenada nas bases de dados da sua propriedade será eliminada e, consequentemente, a autorização cessará.

A Gauss Control não necessitará da autorização do Titular nos seguintes casos:

Quando o tratamento da informação incida sobre informações de natureza pública.
Mediante solicitação de uma autoridade administrativa ou judicial, no exercício das suas competências legais ou por ordem judicial.
Em caso de urgência manifesta, médica ou sanitária.

10. Procedimento para consultas, pedidos, queixas e reclamações

A Gauss Control responderá aos pedidos apresentados pelos Titulares de acordo com o seguinte procedimento:

Todas as consultas, pedidos, queixas ou reclamações deverão ser apresentados à Gauss Control através do correio eletrónico dp@gausscontrol.com, enviados em formato físico para Carrera 10 N.º 96-25, Escritório 612, ou por telefone através do número +57 601 7022256, devendo incluir, no mínimo, as seguintes informações:

Nome e identificação do Titular.
Caso se trate do Titular da informação, deverá comprovar essa qualidade mediante a apresentação do respetivo documento de identificação. Caso atue através de um representante, deverá apresentar a procuração devidamente formalizada perante notário público. Se a procuração for emitida no estrangeiro, deverá ser formalizada perante notário público e acompanhada da respetiva apostila.
Descrição precisa dos factos ou circunstâncias que deram origem à consulta, pedido, queixa ou reclamação.
Local para notificações e endereço para correspondência física e/ou eletrónica.
Documentos comprovativos e elementos de prova pertinentes que pretenda anexar ao pedido.

Sobre as consultas

A Gauss Control responderá às consultas apresentadas pelo Titular no prazo de dez (10) dias úteis, contados a partir do dia útil seguinte ao da receção do pedido. Durante este período, a Gauss Control recolherá as informações necessárias para dar uma resposta completa e fundamentada ao pedido do Titular.

Quando a Gauss Control não disponha das informações necessárias para responder, poderá:

Quando a consulta seja insuficiente quanto aos factos ou pretensões apresentados, a Gauss Control poderá solicitar esclarecimentos ou informações adicionais ao Titular, de modo a garantir uma resposta completa e fundamentada. O Titular deverá responder à Gauss Control num prazo não superior a cinco (5) dias úteis. Durante este período, o prazo de resposta da Gauss Control ficará suspenso e será retomado assim que o Titular apresente a sua resposta. Se, decorrido este prazo, o Titular não tiver respondido, a consulta será considerada desistida e será emitida uma resposta com base nas informações disponíveis.
Informar o Titular de que será necessário um prazo adicional máximo de cinco (5) dias úteis para fornecer uma resposta completa e fundamentada ao seu pedido.

No caso de consultas, a Gauss Control não poderá exceder o prazo de quinze (15) dias úteis para responder.

Sobre os Pedidos, Queixas e Reclamações

A Gauss Control deverá responder aos pedidos, queixas e reclamações apresentados pelos Titulares no prazo de quinze (15) dias úteis, contados a partir do dia útil seguinte ao da receção da comunicação.

Quando a Gauss Control não disponha das informações necessárias para responder, poderá:

Deverá informar o Titular de que será necessário um prazo adicional máximo de até oito (8) dias úteis para responder.
Quando o pedido, queixa ou reclamação seja insuficiente quanto aos factos ou pretensões apresentados, a Gauss Control poderá solicitar esclarecimentos ou informações adicionais ao Titular, de modo a garantir uma resposta completa e fundamentada. O Titular deverá responder à Gauss Control num prazo não superior a cinco (5) dias úteis. Durante este período, o prazo de resposta da Gauss Control ficará suspenso e será retomado assim que o Titular apresente a sua resposta. Se, decorrido este prazo, o Titular não tiver respondido, o pedido será considerado desistido e será emitida uma resposta com base nas informações disponíveis.

No caso de pedido, queixa ou reclamação, a Gauss Control não poderá exceder o prazo de vinte e três (23) dias úteis para responder.

A apresentação do pedido, queixa ou reclamação, juntamente com a respetiva resposta ou comprovativo de ausência de resposta, constituirá um requisito prévio para a apresentação de uma queixa junto da Superintendência de Indústria e Comércio.

11. Que medidas de segurança foram implementadas pela Gauss Control?

Com o objetivo de garantir o direito à privacidade e à confidencialidade das informações dos Titulares, a Gauss Control armazenará e tratará a informação aplicando elevados níveis de medidas de segurança físicas, eletrónicas, administrativas e humanas, de modo a mitigar o risco de perda, acesso não autorizado, divulgação, alteração e/ou destruição da informação, incluindo, a título exemplificativo e não limitativo, as seguintes:

Conservar uma cópia da autorização para o tratamento de dados pessoais.
Os dados pessoais são armazenados em bases de dados eletrónicas cuja administração e conservação estão a cargo da Gauss Control.
Limitar o acesso à informação exclusivamente às pessoas autorizadas para esse efeito.

A Gauss Control não pode garantir a segurança absoluta da informação, nem se responsabiliza pelas consequências decorrentes de falhas técnicas ou de acessos fraudulentos e indevidos às suas bases de dados por parte de terceiros. No entanto, compromete-se a envidar os seus melhores esforços e a aplicar medidas de segurança adequadas para mitigar este risco.

Caso ocorram violações das medidas de segurança que provoquem a destruição, divulgação, perda ou alteração acidental ou ilícita de dados pessoais sensíveis, ou a sua comunicação ou acesso não autorizado, a Gauss Control, na qualidade de Responsável pelo Tratamento e de Subcontratante do tratamento de dados pessoais, comunicará essas violações aos Titulares dos dados pessoais, identificando os dados afetados, as possíveis consequências das violações de segurança e as medidas de resolução ou proteção adotadas.

12. Confidencialidade

A Gauss Control manterá a devida reserva e confidencialidade dos dados pessoais aos quais tenha tido acesso na qualidade de Mandatária ou Subcontratante, mesmo após o termo da relação contratual com o Responsável pelo Tratamento, salvo quando devam ser divulgados por força de uma obrigação legal ou de uma ordem emitida pelos Tribunais de Justiça que assim o determine. Perante qualquer violação de segurança que coloque em risco a confidencialidade dos dados pessoais, a Gauss Control comunicará esse facto ao Responsável com a maior brevidade possível.

13. Eliminação e/ou devolução dos dados

No termo da relação contratual entre o Responsável pelo Tratamento e a Gauss Control, esta última eliminará ou devolverá os dados pessoais ao Responsável pelo Tratamento. Sem prejuízo do anterior, a Gauss Control poderá conservar os dados durante o período em que possam resultar responsabilidades decorrentes da sua relação com o Responsável. Neste último caso, os dados serão mantidos bloqueados pelo período mínimo necessário.

14. Vigência da política de tratamento de dados pessoais

A presente política e os procedimentos de proteção e tratamento de dados entrarão em vigor a partir da data da sua publicação e aprovação pela Direção, conforme indicado no quadro de controlo de versões.

A Gauss Control poderá e deverá atualizar a política caso a legislação seja alterada, revogada ou complementada, ou sejam emitidas novas disposições relativas à proteção de dados pessoais na Colômbia.